Finančný tím automatizuje spracovanie faktúr na jednej platforme. Prevádzka používa na spracovanie výnimiek iný nástroj pracovného postupu. IT podporuje samostatných dodávateľov RPA, integrácie, analytiky a umelej inteligencie – každý s vlastnými zmluvami, kontrolami, zručnosťami a nevybavenými objednávkami. V tomto bode sa vedúci pracovníci pýtajú, ako zjednotiť dodávateľov automatizácie bez spomalenia dodávok alebo vyradenia investícií, ktoré stále vytvárajú hodnotu.
Riešením nie je vždy nahradiť každý nástroj jednou platformou. Ide o zavedenie jedného operačného modelu pre procesy, dáta, architektúru, riadenie a meranie. Konsolidácia dodávateľov môže tento model podporiť, ale samotná konsolidácia neopraví fragmentované pracovné postupy, nekonzistentné dáta ani nejasné vlastníctvo.
Prečo sa fragmentovaná automatizácia stáva drahou
Fragmentovaná krajina dodávateľov často začína rozumnými rozhodnutiami. Obchodná jednotka má naliehavú manuálnu úlohu, nájde vhodný nástroj a dodá lokálne vylepšenie. Iný tím si vyberie technológiu, ktorá vyhovuje jeho vlastnému procesu. Postupom času tieto projekty vytvárajú súbor automatizácií, ktoré fungujú samostatne, ale je ťažké ich spravovať ako podnikový systém.
Náklady sú širšie než len licencovanie softvéru. Tímy duplikujú prácu na vyhľadávaní, vytvárajú podobné integrácie viackrát a udržiavajú samostatné procesy zabezpečenia a vydávania. Keď sa zmení systém v nadradenej fáze, môže byť potrebné reagovať niekoľko dodávateľov a interných tímov. Vedúci pracovníci tiež strácajú jasný prehľad o tom, čo bolo automatizované, čo vytvára hodnotu a kde sa hromadia chyby.
Dopad na podnikanie je obzvlášť viditeľný vo veľkom meradle. Proces, ktorý pretína obstarávanie, financie, zákaznícky servis a prevádzku, nemôže spoľahlivo fungovať, ak sa každé odovzdanie spolieha na iný súbor pravidiel, definíciu údajov alebo model podpory. Automatizácia môže slabý proces skôr urýchliť, než zlepšiť.
Začnite definovaním toho, čo znamená zjednotený
Pred výberom alebo obmedzením dodávateľov definujte cieľový stav. Zjednotené automatizačné prostredie nevyžaduje jednu aplikáciu pre každý prípad použitia. Vyžaduje si konzistentné rozhodnutia v celom automatizačnom komplexe.
To znamená, že procesy sú uprednostňované podľa rovnakých obchodných kritérií, ako je objem transakcií, čas cyklu, miera chybovosti, miera dodržiavania predpisov a finančný dopad. Znamená to, že kľúčové obchodné dáta majú definované vlastníctvo a zdieľané štandardy. Znamená to tiež, že každá automatizácia sa riadi dohodnutými požiadavkami na bezpečnosť, testovanie, monitorovanie, riadenie zmien a reportovanie výkonnosti.
Pre niektoré podniky je tou správnou voľbou primárna automatizačná platforma s obmedzeným počtom špecializovaných nástrojov. Pre iné, najmä po akvizíciách alebo vo vysoko regulovaných prostrediach, môže zostať nevyhnutná architektúra s viacerými dodávateľmi. Cieľom nie je umelá uniformita. Cieľom je zabrániť tomu, aby výber nástrojov vytváral nové operačné silá.
Ako zjednotiť dodávateľov automatizácie prostredníctvom operačného modelu
Disciplinovaný program zjednotenia začína prácou, nie užším výberom dodávateľov. Technologické rozhodnutia prijaté pred rozhodnutiami o procesoch a dátach majú tendenciu zachovávať fragmentáciu, ktorú majú riešiť.
Mapovanie automatizačného komplexu a jeho závislostí
Vytvorte inventár, ktorý presahuje zoznam licencií. Zdokumentujte každú automatizáciu, proces, ktorý podporuje, jej vlastníka, objem transakcií, obchodnú kritickosť, pripojené systémy, vstupné údaje, tím podpory a merateľný výsledok. Zahrňte aplikácie s nízkym kódom, skripty, nástroje pre pracovné postupy, integračné služby, RPA boty, spracovanie dokumentov, dashboardy a prípady použitia umelej inteligencie.
Táto inventúra odhaľuje, kde je zdanlivá duplicita skutočne potrebná. Dva tímy môžu používať rôzne nástroje na podobné úlohy, pretože jeden proces vyžaduje auditné záznamy, iný vyžaduje vykonávanie v reálnom čase alebo starší systém obmedzuje možnosti integrácie. Odhaľuje tiež redundantné funkcie, ktoré je možné racionalizovať bez narušenia prevádzky.
Najdôležitejšie sú závislosti. Automatizácia faktúr môže závisieť od kmeňových údajov dodávateľa, overovacích pravidiel ERP, extrakcie dokumentov, schvaľovacích pracovných postupov a vrstvy reportovania. Ak sú tieto komponenty spravované samostatne, nahradenie jedného dodávateľa bez prepracovania postupu môže problém jednoducho presunúť.
Pred štandardizáciou nástrojov prepracujte prioritné procesy
Ako prípady návrhu si vyberte niekoľko vysokohodnotných, medzifunkčných procesov. Bežnými východiskovými bodmi sú procesy od objednávky po preplatenie, od obstarania po platbu, nástup zamestnancov, spracovanie požiadaviek na služby a riadenie výnimiek vo výrobe, pretože zahŕňajú vysoký objem a viacnásobné odovzdávanie úloh.
Zmapujte aktuálny proces od spúšťača až po výsledok. Odstráňte nepotrebné schválenia, objasnite rozhodovacie práva, eliminujte duplicitné zadávanie údajov a definujte výnimky, ktoré skutočne vyžadujú ľudský úsudok. Až potom určite, kde orchestrácia pracovných postupov, integrácie, RPA, umelá inteligencia alebo analytika prinášajú pridanú hodnotu.
Táto postupnosť chráni podnik pred automatizáciou plytvania. Taktiež poskytuje dodávateľom spoločný súbor požiadaviek, vďaka čomu je porovnávanie schopností zmysluplnejšie. Platforma by sa mala posudzovať na základe prepracovaného procesu, nie na základe kontrolného zoznamu nesúvisiacich funkcií.
Vytvorenie spoločného dátového a integračného základu
Zjednotenie dodávateľov často zlyháva, pretože organizácia vníma automatizáciu skôr ako problém aplikácie než ako problém s dátami. Ak sa údaje o dodávateľoch, zákazníkoch, produktoch, zamestnancoch alebo aktívach v rôznych systémoch líšia, každá automatizácia musí kompenzovať túto nekonzistentnosť. To zvyšuje výnimky, úsilie o údržbu a riziko kontroly.
Definujte autoritatívne zdroje údajov, vlastníctvo, pravidlá kvality a politiky prístupu k informáciám, ktoré používajú prioritné procesy. Štandardizujte integračné vzory, kde je to praktické, vrátane rozhraní API, spracovania udalostí, protokolovania chýb a správy identít. Výsledkom nie je dokonalý model podnikových údajov dokončený vopred. Ide o spoľahlivý základ, ktorý sa zlepšuje s každým procesom zavedeným do programu.
Iniciatívy v oblasti umelej inteligencie si v tomto smere vyžadujú osobitnú disciplínu. Generatívna umelá inteligencia môže zlepšiť klasifikáciu dokumentov, vyhľadávanie znalostí a interakcie medzi službami, ale mala by fungovať s riadenými údajmi, jasnými krokmi overovania a sledovateľnými rozhodnutiami. Nemala by sa stať ďalšou izolovanou vrstvou dodávateľa mimo podnikových kontrol.
Centralizujte štandardy, nie každé rozhodnutie
Centrálna kancelária automatizácie môže stanoviť princípy architektúry, opakovane použiteľné komponenty, bezpečnostné požiadavky, štandardy dodávateľov a postupy merania. Mala by tiež udržiavať podnikový plán a riešiť konflikty medzi lokálnym dopytom a strategickými prioritami.
Nadmerná centralizácia však môže vytvoriť rad, ktorý ženie obchodné jednotky späť k tieňovým nástrojom. Silnejším modelom je federované doručovanie: centrálne tímy riadia štandardy a poskytujú zdieľané odborné znalosti, zatiaľ čo doménové tímy zostávajú zodpovedné za výsledky procesov a podieľajú sa na doručovaní. Tým sa vyvažuje rýchlosť s kontrolou.
Každá automatizácia by mala mať určeného vlastníka firmy, technického vlastníka a cestu podpory. Bez tejto zodpovednosti konsolidácia dodávateľov iba mení, kto prijíma eskaláciu v prípade zlyhania kritického pracovného postupu.
Vytvorte racionálny rámec pre rozhodovanie dodávateľov
Keď je cieľový operačný model jasný, vyhodnoťte dodávateľov na základe ich zaradenia doň. Náklady na licencie sú dôležité, ale zriedkakedy sú najväčšími nákladmi počas životnosti automatizácie. Často je dôležitejšia integračná náročnosť, údržba, špecializované zručnosti, bezpečnostné kontroly a zložitosť podpory.
Posúďte každého dodávateľa z hľadiska schopností, ktoré podnik potrebuje na škálovanie: orchestrácia procesov, integrácia, spracovanie dokumentov a údajov, kontroly umelou inteligenciou, pozorovateľnosť, bezpečnosť, opätovné použitie a riadenie životného cyklu. Posúďte aj komerčné a dodacie faktory vrátane zosúladenia plánu, schopnosti podporovať objemy podniku, dostupnosti kvalifikovaných zdrojov, flexibility zmlúv a rizika ukončenia spolupráce.
Existujú kompromisy. Jeden strategický dodávateľ môže zjednodušiť obstarávanie, školenia, riadenie a podporu. Môže tiež vytvoriť riziko koncentrácie a znížiť flexibilitu, keď sú potrebné špecializované kapacity. Najlepší model vo svojom odvetví môže ponúknuť silnejšie možnosti pre špecifické prípady použitia, ale iba ak má organizácia architektúru a prevádzkovú disciplínu na jeho riadenie. Správne rozhodnutie závisí od zložitosti procesov, regulačných požiadaviek, existujúcich investícií a internej zrelosti dodávok.
Migrujte vo vlnách a chráňte kontinuitu podnikania
Nepokúšajte sa o rozsiahly program nahradenia bez dôkazu, že cieľový model funguje. Začnite s obmedzeným počtom procesov, ktoré majú viditeľnú hodnotu, zvládnuteľné závislosti a angažovaných majiteľov firiem. Tieto vlny použite na overenie integračných vzorcov, riadiacich brán, podporných postupov a ukazovateľov výkonnosti.
Pre každé rozhodnutie o migrácii alebo konsolidácii definujte plán prechodu. Mal by zahŕňať paralelnú prevádzku tam, kde je to potrebné, testovacie údaje, akceptáciu používateľmi, kritériá vrátenia zmien, dokumentáciu, školenia a monitorovanie po vydaní. Bot alebo pracovný postup, ktorý je technicky funkčný, ale slabo podporovaný, môže narušiť prevádzku počas konca mesiaca, špičky dopytu alebo podávania správ o zhode.
Merajte výsledky na úrovni procesu aj portfólia. Procesné ukazovatele môžu zahŕňať čas cyklu, mieru bezdotykového spracovania, prepracovanie, výnimky a úrovne služieb. Portfóliové ukazovatele by mali ukazovať opätovné použitie automatizácie, úsilie o údržbu, dodaciu lehotu zmien, výdavky dodávateľov a podiel automatizácií fungujúcich v rámci dohodnutých kontrol. Tieto ukazovatele premieňajú zjednocovanie dodávateľov z obstarávacieho cvičenia na program výkonnosti.
Považujte zjednotenie za vykonávaciu disciplínu
Praktický test je jednoduchý: dokáže organizácia zaviesť, zmeniť, monitorovať a škálovať automatizáciu bez toho, aby zakaždým musela prebudovať riadenie a integrácie? Ak je odpoveď nie, problémom nie je len počet dodávateľov. Je to absencia prepojeného operačného modelu.
Spoločnosť Ective pristupuje k tejto práci zosúladením redizajnu procesov, dátovej architektúry, automatizácie a merania v reálnom čase do jedného modelu realizácie. To znižuje mieru presúvania medzi stratégiou, technológiou a prevádzkou, ktorá bežne oslabuje transformačné programy.
Jednotná automatizačná krajina by mala uľahčiť budúce rozhodnutia, nie ich zúžiť. Vybudujte štandardy, dátovú základňu a model vlastníctva, ktoré umožnia tímom zámerne si vyberať technológie – potom každá nová automatizácia môže podnik posilniť, a nie pridať ďalšie izolované riešenie.
