Zlyhávajúci automatizačný program zriedka zlyhá preto, že softvér nedokáže vykonať úlohu. Zlyhá preto, že proces bol nestabilný, dáta boli nekonzistentné, vlastníctvo nebolo jasné alebo práca bola odovzdaná od jedného špecializovaného dodávateľa druhému. Preto hodnotenie najlepších konzultačných firiem zameraných na podnikovú automatizáciu si vyžaduje viac než len porovnávanie certifikácií platforiem alebo hodinových sadzieb.
Pre vedúcich prevádzky je skutočnou otázkou, či firma dokáže premeniť vysokoobjemový, medzifunkčný pracovný postup na kontrolovanú prevádzkovú schopnosť. To znamená zlepšiť proces pred jeho automatizáciou, prepojiť správne údaje, nasadiť technológie v správnom poradí a preukázať výsledky na základe obchodných ukazovateľov, ktorým dôverujú financie, prevádzka aj IT.
Čo odlišuje najlepšie konzultačné firmy v oblasti podnikovej automatizácie
Neexistuje jediná firma, ktorá by bola najlepšia pre každý podnik. Globálny výrobca, ktorý nahrádza finančné pracovné postupy v 30 krajinách, potrebuje iný model poskytovania služieb ako poskytovateľ zdravotnej starostlivosti, ktorý automatizuje príjem, reklamácie a servisné operácie. Najsilnejší partneri však zdieľajú niekoľko charakteristík: automatizáciu vnímajú ako operačný model, nie ako súbor botov; môžu pracovať naprieč obchodnými a technologickými tímami; a zostávajú zodpovední aj po počiatočnej implementácii.
Prvým rozlišovacím znakom je redizajn procesov. Automatizácia procesu s nepotrebnými schváleniami, duplicitnými kontrolami a nejasnými cestami k výnimkám jednoducho urýchľuje nekvalitnú prácu. Schopná konzultačná firma pred výberom automatizácií zmapuje súčasný stav, identifikuje medzery v plytvaní a kontrole a navrhne pracovný postup pre budúci stav. Toto je obzvlášť dôležité v oblasti zdieľaných služieb, obstarávania, správy objednávok, finančných operácií a servisných centier, kde výnimky môžu spotrebovať viac úsilia ako štandardné transakcie.
Druhým je dátová kapacita. Automatizácia podniku závisí od spoľahlivých kmeňových údajov, zdokumentovaných definícií, prístupných zdrojových systémov a praktickej integračnej architektúry. Konzultant, ktorý začína s robotickou automatizáciou procesov a ignoruje fragmentované údaje o zákazníkoch, dodávateľoch, produktoch alebo finančných údajoch, môže poskytnúť rýchly pilotný projekt. Bude však ťažké vytvoriť škálovateľné automatizované prostredie.
Tretím je zodpovednosť za dodávku. Podniky by mali hľadať partnera, ktorý dokáže prejsť od diagnostiky cez návrh, implementáciu, riadenie zmien až po riadenú podporu. Rozdelenie stratégie, dátového inžinierstva, vývoja automatizácie a prevádzkovej podpory medzi samostatných dodávateľov sa môže zdať flexibilné. V praxi to často spomaľuje rozhodovanie a vytvára medzery v zodpovednosti.
Typy firiem, ktoré je potrebné zvážiť
Trh zahŕňa niekoľko dôveryhodných typov firiem. Správna voľba závisí od rozsahu programu, regulačných požiadaviek, internej vyspelosti a od toho, či organizácia potrebuje cielený automatizačný projekt alebo širšiu modernizáciu.
Globálne transformačné konzultácie
Veľké firmy ako Accenture, Deloitte, IBM Consulting, Capgemini a Cognizant sú často zvažované pre nadnárodné transformačné programy. Medzi ich silné stránky patrí globálna dodacia kapacita, rozsiahle postupy v odvetví, zdroje riadenia zmien a skúsenosti s prácou vo veľkých prostrediach ERP, CRM, cloudu a analytiky.
Môžu byť vhodné pre podniky so zložitými štruktúrami riadenia, viacerými obchodnými jednotkami a potrebou koordinovať technologickú transformáciu naprieč regiónmi. Nevýhodou je, že modely angažovanosti môžu byť drahé a vrstvené. Vrcholoví manažéri by si mali ujasniť, kto bude viesť každodennú prácu, ako sa budú rozhodnutia eskalovať a či tím bude prepracovávať procesy alebo primárne konfigurovať technológie.
Špecialisti na prevádzku a zdieľané služby
Firmy so silným zázemím v oblasti služieb obchodných procesov, vrátane spoločnosti Genpact a podobných poskytovateľov, môžu byť presvedčivé, ak je cieľom zlepšiť financie, obstarávanie, prevádzku zákazníkov alebo iné funkcie s vysokým podielom transakcií. Často prinášajú praktické znalosti metrík poskytovania služieb, riadenia pracovnej záťaže, kontrol a spracovania výnimiek.
Tento model funguje obzvlášť dobre, keď podnik chce popri automatizácii aj redizajn prevádzky. Kupujúci by si však mali overiť, či sa firma dokáže integrovať s existujúcou architektúrou a preniesť kapacity späť na interné tímy, ak outsourcing nie je súčasťou dlhodobého plánu.
Partneri automatizácie riadení platformami
Mnohé konzultačné spoločnosti sa špecializujú na platformy ako UiPath, Automation Anywhere, Microsoft Power Automate, ServiceNow, SAP alebo Salesforce. Tieto firmy dokážu urýchliť implementáciu s jasne vymedzeným rozsahom, najmä ak si organizácia už vybrala svoj technologický balík a má stabilnú procesnú dokumentáciu.
Ich obmedzenie je zároveň aj ich výhodou: zameranie na platformu. Ak obchodný problém zahŕňa nízku kvalitu údajov, nesúvisiace systémy, nejasné vlastníctvo procesov alebo potrebu podpory rozhodovania s využitím umelej inteligencie, zameranie sa na platformu nemusí vyriešiť celý problém. Opýtajte sa partnera, ako zvláda redizajn a integráciu v rámci upstreamu, namiesto toho, aby ste predpokladali, že automatizačná platforma tieto problémy vyrieši.
Integrovaní modernizační partneri
Pre stredne veľké a veľké podniky, ktoré potrebujú zlepšenie procesov, architektúru dát, inteligentnú automatizáciu a umelú inteligenciu, aby fungovali ako jeden program, môže integrovaný transformačný partner znížiť počet odovzdávaní úloh a zvýšiť rýchlosť realizácie. Spoločnosť Ective funguje v tomto modeli, ktorý kombinuje redizajn pracovných postupov, správu dát, automatizáciu, dashboardy a dlhodobú podporu pod jednou strechou.
Tento prístup je najcennejší, keď automatizácia nie je izolovanou iniciatívou. Napríklad automatizácia procesu od objednávky po preplatenie môže vyžadovať čistejšie údaje o zákazníkoch a produktoch, prepracované pravidlá schvaľovania, integráciu ERP, analýzu dokumentov, správu výnimiek a prevádzkové dashboardy. Zaobchádzanie s každou zložkou ako so samostatným projektom zvyšuje náklady na koordináciu a sťažuje meranie obchodných výsledkov.
Vyhodnoťte hĺbku doručenia, nielen poverenia
Značky platformy a pôsobivé logá klientov sú užitočnými signálmi, ale nedokazujú, že konzultačná firma dokáže dosiahnuť výsledok na úrovni podniku. Dôkladnejšie hodnotenie skúma, ako firma funguje od prvého zisťovania až po stabilizáciu po spustení.
Začnite s objavovaním procesov. Firma by mala byť schopná kvantifikovať objemy transakcií, časy spracovania, prepracovanie, mieru chybovosti, typy výnimiek, požiadavky na dodržiavanie predpisov a body kontaktu so systémom. Neurčité tvrdenia o efektívnosti nestačia. Dôveryhodný obchodný prípad identifikuje náklady súčasného stavu a vysvetľuje, ktoré časti hodnoty budú pochádzať zo zjednodušenia procesov, automatizácie, vylepšených údajov alebo lepšej viditeľnosti pracovnej záťaže.
Ďalej zhodnoťte architektúru a integráciu. Podniková automatizácia často pretína ERP systémy, úložiská dokumentov, CRM platformy, e-maily, portály, staršie aplikácie a analytické nástroje. Konzultačný tím by mal vysvetliť, kedy použiť API, orchestráciu pracovných postupov, spracovanie dokumentov, RPA, modely umelej inteligencie alebo ľudskú kontrolu. Odpoveďou by nemal byť vždy bot. V mnohých prípadoch je integrácia API alebo zmena pracovného postupu menej riziková a ľahšie sa udržiava.
Potom preskúmajte riadenie. Automatizácia vo veľkom rozsahu si vyžaduje jasného vlastníka produktu, prioritizovaný proces, vývojové štandardy, bezpečnostné kontroly, monitorovanie, správu vydaní a model na spracovanie zmenených procesov alebo aplikácií. Firmy, ktoré dokážu dodať pilotný projekt, ale nedokážu zaviesť tieto disciplíny, môžu vytvoriť rad krehkých automatizácií, ktoré IT a prevádzka neskôr zdedia.
Otázky, ktoré odhaľujú, že je vhodné byť včasný
Krátka predajná prezentácia neukáže, či firma dokáže zvládnuť komplexnosť podniku. Proces obstarávania a výberu by mal otestovať jej pracovné metódy.
Požiadajte firmu, aby vám prešla porovnateľným procesom vrátane toho, čo bolo prepracované pred automatizáciou, aké problémy s údajmi sa vyskytli, aké boli integrované systémy, miera výnimiek a prevádzkové metriky použité po spustení. Požiadajte o príklady, kedy bolo pôvodné riešenie zmenené, pretože zistenie ukázalo, že automatizácia nebola najlepším riešením.
Tiež sa opýtajte, kto je zodpovedný za výsledky. Najsilnejšia odpoveď spája konzultačný tím s merateľnými cieľmi, ako je skrátený čas cyklu, menej manuálnych zásahov, lepšia presnosť prvého prechodu, lepšie včasné spracovanie a menej nevyriešených výnimiek. Buďte opatrní, keď návrh meria úspech najmä nasadenými botmi, vytvorenými pracovnými postupmi alebo aktivovanými licenciami. Ide o výstupy dodania, nie obchodné výsledky.
Nakoniec otestujte model odovzdania. Vaše tímy potrebujú dokumentáciu, školenie, monitorovacie postupy a praktický spôsob, ako zlepšiť automatizácie po nasadení. Niektoré podniky potrebujú centrum excelentnosti; iné potrebujú spravovanú službu s jasnými úrovňami služieb. Správny model závisí od interných zručností a rozsahu programu, ale zodpovednosť musí byť explicitná.
Vytvorte výber okolo skutočného procesu
Najspoľahlivejším spôsobom, ako si vybrať partnera, je hodnotiť firmy na základe skutočného, vysokohodnotného pracovného postupu, a nie na základe všeobecného kontrolného zoznamu schopností. Vyberte si proces s dostatočným objemom, viditeľnými problémami, definovanými zainteresovanými stranami a kombináciou štandardných a výnimočných prípadov. Bežnými kandidátmi sú záväzky voči dodávateľom, zaškolenie zákazníkov, riešenie reklamácií, plánovanie údržby a spracovanie objednávok.
Vyžiadajte si štruktúrovaný pohľad na daný pracovný postup. Odpoveď by mala ukázať budúci stav procesu, závislosti údajov, možnosti automatizácie, návrh riadenia, fázy implementácie, očakávané prínosy a predpoklady. Toto odhalí oveľa viac než len ukážku softvérovej platformy.
Cena by sa mala hodnotiť v rovnakom kontexte. Najnižšia počiatočná ponuka sa môže stať nákladnou, ak automatizuje procesy okolo zlých, závisí od manuálnych opráv alebo vyžaduje integráciu a podporu riešenia od iného dodávateľa. Lepšie komerčné porovnanie zohľadňuje celkové náklady na vlastníctvo, očakávanú údržbu, interné úsilie, čas do dosiahnutia merateľnej hodnoty a schopnosť rozšíriť prístup na susedné procesy.
Vyberte si firmu, ktorá dokáže zabezpečiť, aby prvý pracovný postup fungoval dostatočne dobre na to, aby sa stal opakovateľným vzorom. Takto sa automatizačná iniciatíva stáva trvalou prevádzkovou výhodou, a nie súborom nesúvisiacich projektov.
