Finančný tím, ktorý prepisuje údaje z faktúr do ERP systému, operačný tím, ktorý vybavuje schválenia e-mailom, a IT tím, ktorý spravuje jednorazové skripty, nemajú samostatné problémy s automatizáciou. Majú fragmentovaný operačný model. Najlepšie nástroje na automatizáciu podnikov dokážu vyriešiť časti tohto problému, ale samotná technológia nepremení nesúvisiace pracovné postupy na škálovateľný automatizačný program.
Pre stredne veľké a veľké podniky závisí správna voľba od toho, kde sa práca rozpadá, aké spoľahlivé sú podkladové údaje a ktoré systémy musia zostať riadené. Nástroj, ktorý je vynikajúci pre úlohy na počítači s obsluhou, môže byť nesprávnym riešením pre medzifunkčný proces, ktorý vyžaduje orchestráciu, auditovateľnosť a prehľadnosť v reálnom čase. Cieľom nie je získať čo najviac funkcií. Ide o vybudovanie automatizovaného prostredia, ktoré zlepšuje priepustnosť, kontrolu a kvalitu rozhodovania.
Čo robí automatizačný nástroj pripraveným na podnikové prostredie?
Podniková automatizácia má vyššie nároky ako jednoduchá automatizácia úloh. Musí podporovať kritické obchodné procesy naprieč tímami, integrovať sa s kľúčovými aplikáciami, zachovávať bezpečnostné a súladné kontroly a zostať spravovateľná aj po spustení prvého prípadu použitia.
To znamená hodnotenie nástrojov v porovnaní s operačným prostredím, nie ukážku produktu. Dokáže platforma spracovať výnimky bez toho, aby prácu presunula do nespravovaných e-mailových frontov? Dokážu obchodné a IT tímy spolupracovať bez vytvárania nekontrolovaných automatizácií? Dokážu vedúci pracovníci merať čas cyklu, náklady na transakciu, mieru chybovosti a výkonnosť na úrovni služieb pred a po nasadení?
Dôveryhodná podniková platforma potrebuje aj jasné miesto v architektúre. Niektoré nástroje automatizujú akcie používateľského rozhrania. Iné prepájajú aplikácie prostredníctvom API, riadia dlhotrvajúce pracovné postupy, spravujú prípady alebo aplikujú umelú inteligenciu na dokumenty a rozhodnutia. Ak sa s nimi zaobchádza ako s zameniteľnými, vznikajú prekrývajúce sa licencie, krehké návrhy a záťaž údržby, ktorá rastie rýchlejšie ako vytvorená hodnota.
Najlepšie nástroje pre podnikovú automatizáciu podľa prípadu použitia
Najsilnejšie programy automatizácie podnikov zvyčajne používajú malý počet doplnkových platforiem. Nasledujúce nástroje sú poprednými možnosťami, pretože každý z nich rieši odlišnú potrebu automatizácie.
UiPath pre automatizáciu robotických procesov s vysokým objemom
UiPath je skvelou voľbou, keď organizácie potrebujú automatizovať opakujúcu sa prácu založenú na pravidlách v rámci starších aplikácií, desktopového softvéru, portálov a ERP prostredí. Je široko používaný pre finančné operácie, spracovanie reklamácií, správu objednávok, aktualizácie kmeňových dát a činnosti zdieľaných služieb, kde zamestnanci v súčasnosti presúvajú informácie medzi systémami.
Medzi jeho silné stránky patrí vývoj zrelých botov, orchestrácia, spracovanie dokumentov, dolovanie procesov a široký podnikový ekosystém. UiPath dokáže priniesť značné zvýšenie kapacity, keď sú kroky procesu stabilné a výnimky sú pochopené.
Kompromisom je, že automatizácia používateľského rozhrania by sa nemala stať predvolenou integračnou stratégiou. Boty, ktoré sú závislé od meniacich sa obrazoviek, nekonzistentných zdrojových údajov alebo nezdokumentovaných variácií procesov, si vyžadujú neustálu podporu. Pred nasadením RPA vo veľkom rozsahu štandardizujte proces a používajte API tam, kde sú dostupné a ekonomicky opodstatnené.
Automatizácia kdekoľvek pre riadené programy RPA
Automation Anywhere je ďalšia zavedená RPA platforma pre organizácie, ktoré potrebujú centralizovanú správu, správu životného cyklu botov a automatizáciu naprieč obchodnými funkciami. Často sa zvažuje spolu s UiPath pre automatizáciu back-office so štruktúrovanými pracovnými postupmi a významnými objemami transakcií.
Jeho cloudovo orientovaný model a funkcie riadiacej miestnosti môžu byť vhodné pre podniky, ktoré chcú mať lepší dohľad nad automatizovanými aktívami, správou prístupov a prevádzkovým výkonom. Platforma je obzvlášť relevantná tam, kde centrum excelentnosti potrebuje spravovať rastúce portfólio bezobslužných automatizácií.
Rovnako ako pri každej RPA platforme, hodnota závisí od procesnej disciplíny. Automatizácia zle navrhnutého odovzdávania úloh môže znížiť manuálne kliknutia a zároveň zachovať oneskorenia, prepracovanie a nejasné vlastníctvo. Lepším prístupom je najprv prepracovať postup a potom použiť RPA pre kroky, ktoré skutočne vyžadujú interakciu s existujúcimi aplikáciami.
Microsoft Power Automate pre ekosystém spoločnosti Microsoft
Microsoft Power Automate je praktickou možnosťou pre organizácie, ktoré už investovali do služieb Microsoft 365, Dynamics 365, Azure, Teams a Power Platform. Podporuje automatizáciu pracovných postupov, schvaľovanie, integrácie, desktopové postupy a vývoj s nízkym kódom v rámci známeho podnikového prostredia.
Pre pracovné postupy oddelení, služby pre zamestnancov, oznámenia o hláseniach a štruktúrované schválenia môže Power Automate skrátiť dodaciu lehotu a znížiť závislosť od vývoja na mieru. Jeho prepojenie s Power Apps, Power BI a Dataverse ho robí užitočným aj vtedy, keď je automatizácia súčasťou širšieho low-code riešenia.
Rizikom je nekontrolovaný rast. Keď stovky používateľov môžu vytvárať toky, organizácie potrebujú stratégiu prostredia, politiky konektorov, pravidlá vlastníctva, správu vydaní a monitorovanie. Bez riadenia môže nízka rýchlosť kódu vytvárať skryté závislosti a citlivé údaje presúvané cez zle zdokumentované procesy.
ServiceNow pre servisné pracovné postupy a podnikové operácie
ServiceNow je obzvlášť efektívny tam, kde je automatizácia prepojená so správou IT služieb, poskytovaním služieb zamestnancom, prevádzkou zákazníkov, bezpečnostnými pracovnými postupmi alebo podnikovými požiadavkami. Namiesto automatizácie izolovaných úloh poskytuje štruktúrovanú platformu pre príjem, smerovanie pracovných postupov, schvaľovanie, správu prípadov, znalosti a výkonnosť služieb.
Vďaka tomu je ServiceNow silnou voľbou pre organizácie, ktoré sa snažia organizovať prácu naprieč funkciami s definovanými modelmi služieb. Napríklad proces nástupu zamestnancov môže spustiť poskytovanie IT, požiadavky na vybavenie, nastavenie miezd, kontroly súladu s predpismi a schvaľovanie manažérmi prostredníctvom jedného riadeného pracovného postupu.
ServiceNow vyžaduje jasné vlastníctvo procesov a štandardy platformy. Nepravidelné rozširovanie platformy môže viesť k zložitosti, najmä keď obchodné jednotky replikujú pracovné postupy namiesto používania bežných služieb. Jeho najväčšia hodnota spočíva v zjednodušení procesov služieb pred ich konfiguráciou.
Appian a Pega pre komplexnú orchestráciu procesov
Appian a Pega sa často zvažujú pre komplexné procesy založené na prípadoch, ktoré zahŕňajú viacero systémov, meniace sa podmienky, ľudské rozhodnutia a prísne požiadavky na audit. Medzi príklady patrí administratíva zdravotnej starostlivosti, riešenie sporov so zákazníkmi, obsluha úverov, kontroly súladu s predpismi a riadenie technických zmien.
Tieto platformy sú navrhnuté tak, aby koordinovali ľudí, dáta, obchodné pravidlá a automatizáciu počas celého životného cyklu prípadu. Sú vhodnejšie ako jednoduché nástroje pre riadenie pracovných postupov, keď prácu nemožno zredukovať na lineárnu postupnosť schvaľovania a keď sú výnimky súčasťou bežných operácií.
Vyžadujú si tiež prísnejšiu disciplínu pri návrhu. Platforma pre správu prípadov sa môže stať drahou a ťažko meniteľnou, ak organizácia modeluje každú historickú variáciu namiesto definovania jednoduchšieho cieľového procesu. Používajte ju tam, kde sú základnými požiadavkami orchestrácia a riadenie, nie tam, kde postačí jednoduchý pracovný postup.
Workato a Boomi pre automatizáciu založenú na integrácii
Workato a Boomi sú cenné, keď je ústredným problémom prepojenie aplikácií a presun spoľahlivých údajov medzi nimi. Podporujú automatizáciu založenú na integrácii naprieč platformami SaaS, ERP, CRM, HR systémami, dátovými službami a obchodnými aplikáciami.
Tieto platformy sú často najlepším riešením, keď sa tímy spoliehajú na exporty, tabuľky a manuálne nahrávanie, aby udržali systémy zosúladené. Môžu automatizovať procesy riadené udalosťami, ako je vytváranie účtov, synchronizácia objednávok, aktualizácia stavu zákazníkov alebo upozorňovanie tímov na výskyt výnimiek.
Integračné platformy nenahrádzajú správu údajov. Ak sa identifikátory zákazníkov, záznamy o produktoch alebo stavy schválenia v rôznych systémoch líšia, automatizácia prenosu môže rýchlejšie šíriť chyby. Pred škálovaním integrácií stanovte vlastníctvo údajov, pravidlá overovania a cesty spracovania chýb.
Ako si vybrať správnu platformu pre podnikovú automatizáciu
Začnite s portfóliom procesov, nie s užším výberom dodávateľov. Identifikujte pracovné postupy s vysokým objemom a merateľnými problémami: dlhé cykly, opakované prekódovanie, vysoká miera chybovosti, vystavenie sa dodržiavaniu predpisov, rast nevybavených objednávok alebo nákladné oneskorenia služieb. Potom oddeľte prácu, ktorú je možné eliminovať, štandardizovať, integrovať, automatizovať alebo podporiť umelou inteligenciou.
Ďalšou otázkou je architektúra. Proces, ktorý zahŕňa SAP, CRM a dodávateľský portál, môže vyžadovať kombináciu integrácie API, orchestrácie pracovných postupov a RPA pre jeden systém, ktorý nie je možné integrovať priamo. Výber jednej platformy na vykonávanie každej úlohy zvyčajne vytvára zbytočnú zložitosť.
Súčasne by sa mala posudzovať aj pripravenosť údajov. Inteligentné spracovanie dokumentov a generatívna umelá inteligencia môžu urýchliť klasifikáciu, extrakciu a prácu so znalosťami, ale potrebujú kontrolu kvality. Pre rozhodnutia s vysokým vplyvom definujte prahy spoľahlivosti, body kontroly človekom, sledovateľnosť a monitorovanie výnimiek. Umelá inteligencia by mala zlepšovať kontrolovaný proces, nie zakrývať nekontrolovaný.
Nakoniec, zabudujte riadenie do obchodného prípadu. Priraďte vlastníkov procesov, stanovte štandardy vývoja a testovania, definujte zodpovednosti za podporu a vytvorte dashboardy, ktoré zobrazujú obchodné výsledky, a nie len aktivitu botov. Bot, ktorý sa spúšťa tisíckrát, nie je nevyhnutne hodnotný, ak neskracuje dodaciu lehotu, nezlepšuje presnosť alebo nezvyšuje kapacitu.
Vytvorte si portfólio, nie zbierku licencií
Najlepšie nástroje pre automatizáciu podnikov sú tie, ktoré zapadajú do koherentného transformačného návrhu. RPA dokáže odstrániť manuálnu prácu zo starších systémov. Integračné platformy dokážu prepojiť aplikácie. Platformy pre pracovné postupy a správu prípadov dokážu organizovať prácu naprieč funkciami. Umelá inteligencia môže pomôcť tímom spracovať neštruktúrované informácie a robiť rýchlejšie a lepšie podložené rozhodnutia.
Hodnota sa prejaví, keď tieto funkcie fungujú na optimalizovaných procesoch a dôveryhodných údajoch. Organizácie, ktoré začínajú na tomto princípe, môžu uprednostniť správne príležitosti, vyhnúť sa duplicitným platformám a škálovať automatizáciu bez vytvárania väčšieho množstva výnimiek, ktoré je potrebné spravovať.
Ďalším praktickým krokom je vybrať jeden vysokoobjemový proces s jasným vlastníctvom, stanoviť jeho výkonnosť na základe základných údajov, prepracovať postup a preukázať výsledok od začiatku do konca. To vytvorí dôkazy a prevádzkovú disciplínu potrebnú na rozšírenie automatizácie tam, kde bude mať najväčší obchodný vplyv.
