Bot, ktorý presúva dáta medzi systémami, môže ušetriť niekoľko hodín. Neopraví schvaľovací proces s piatimi zbytočnými odovzdaniami, nekonzistentnými kmeňovými dátami a bez vlastníka zodpovedného za výnimky. Tento rozdiel je dôvodom, prečo je výber partnera pre inteligentnú automatizáciu obchodným rozhodnutím, nie procesom obstarávania softvéru.
V prípade podnikových tímov automatizácia zriedka zlyhá preto, že technológia nedokáže vykonať úlohu. Zlyhá preto, lebo proces nebol nikdy prepracovaný, dáta neboli pripravené, integrácie boli považované za dodatočnú myšlienku alebo zodpovednosť bola rozdrobená medzi niekoľkých dodávateľov. Výsledkom je rastúca zbierka skriptov, botov a pilotných projektov, ktorých údržba je drahá a ich škálovanie je ťažké.
Správny partner spája zlepšovanie procesov, dátovú architektúru, automatizáciu, umelú inteligenciu a prevádzkové meranie do jedného modelu. To vytvára základ pre automatizáciu, ktorá zlepšuje výkon namiesto pridávania ďalšej vrstvy zložitosti.
Prečo výber partnera určuje výsledky automatizácie
Inteligentná automatizácia kombinuje technológie ako orchestrácia pracovných postupov, robotická automatizácia procesov, inteligencia dokumentov, systémová integrácia, strojové učenie a generatívna umelá inteligencia. Pri správnom použití tieto funkcie znižujú manuálnu námahu a zároveň zlepšujú rýchlosť, presnosť, kontrolu a prehľadnosť. Samostatne použité môžu jednoducho automatizovať chybnú verziu aktuálneho stavu.
Predstavte si pracovný postup pre splatenie faktúr. Úzko zameraný poskytovateľ môže automatizovať zadávanie údajov z faktúr. To môže byť cenné, ale zadávanie je len jednou časťou prevádzkového problému. Duplicitní dodávatelia, nejasné pravidlá párovania objednávok, nekonzistentné kódovanie a fronty výnimiek môžu stále brániť rýchlejšiemu uzatváraniu financií. Zmysluplnejšou príležitosťou je prepracovať komplexný pracovný postup, stanoviť spoľahlivé pravidlá pre údaje, automatizovať rozhodnutia tam, kde je to vhodné, a poskytnúť vlastníkom procesov prehľad o priepustnosti a výnimkách v reálnom čase.
Tu je dôležitý integrovaný partnerský model. Znižuje mieru odovzdávania úloh medzi manažérskymi konzultantmi, dátovými špecialistami, poskytovateľmi softvéru, vývojármi a tímami podpory. A čo je dôležitejšie, robí jeden tím zodpovedným za obchodný výsledok, a nie za dokončenie technického pracovného postupu.
To neznamená, že každá organizácia potrebuje jedného poskytovateľa pre každé technologické rozhodnutie. Spoločnosť s rozvinutým centrom excelentnosti v automatizácii a silnou internou architektúrou môže potrebovať špecializovanú podporu pre definovanú funkciu. Organizácie, ktoré čelia fragmentovaným procesom, viacerým podnikovým systémom alebo zastaveným automatizačným programom, však zvyčajne profitujú z partnera, ktorý dokáže pracovať v celom transformačnom reťazci.
Čo musí byť partner pre inteligentnú automatizáciu schopný dodať
Najsilnejší partneri nezačínajú s katalógom botov alebo preferovaným prípadom použitia umelej inteligencie. Začnú identifikáciou oblastí, kde je prevádzkový výkon obmedzený a čo sa musí zmeniť, aby sa toto obmedzenie odstránilo.
Redizajn procesov pred automatizáciou
Dôveryhodný partner by mal byť schopný zmapovať súčasný proces, kvantifikovať oneskorenia a prepracovania, identifikovať kontroly a rozlíšiť aktivity s pridanou hodnotou od práce vytvorenej zlým návrhom. To si vyžaduje viac než len rozhovory so zainteresovanými stranami. Vyžaduje si to dôkazy z procesných údajov, objemov transakcií, výkonnosti na úrovni služieb, vzorcov výnimiek a správania systému.
Cieľom nie je automatizovať každý krok. Niektoré kroky by sa mali eliminovať, štandardizovať, preradiť alebo presunúť do samoobsluhy. Iné si vyžadujú ľudský úsudok a mali by zostať riadené človekom, podporované lepšími informáciami. Automatizácia je najefektívnejšia, keď sa aplikuje po zjednodušení procesu.
Opýtajte sa potenciálnych partnerov, ako rozhodujú, či by sa mal proces automatizovať, prepracovať alebo ponechať tak, ako je. Ak odpoveď začína a končí ukážkou nástroja, zapojenie môže viesť k aktivite bez zmysluplného prevádzkového zlepšenia.
Dáta a architektúra, ktoré podporujú škálovateľnosť
Automatizácia závisí od kvality údajov, dostupnosti údajov a jasného vlastníctva. Keď pracovný postup získava konfliktné záznamy o zákazníkoch z troch systémov, žiadna orchestrácia nevytvorí dôveryhodné rozhodnutie. Keď dokumenty prichádzajú v nekonzistentných formátoch bez overovacích pravidiel, model extrakcie s umelou inteligenciou môže zvýšiť rýchlosť, ale stále môže spôsobiť chyby v následných procesoch.
Schopný partner posudzuje dátovú základňu spolu s pracovným postupom. To zahŕňa kvalitu zdrojového systému, riadenie kmeňových dát, integračné vzory, bezpečnosť, riadenie prístupu a architektúru potrebnú na spoľahlivú výmenu informácií. Táto práca je často menej viditeľná ako nové digitálne rozhranie alebo asistent umelej inteligencie, ale práve to zabraňuje tomu, aby sa automatizácia stala krehkou.
Architektúra ovplyvňuje aj náklady na zmenu. Integrácie typu point-to-point môžu priniesť rýchly úspech, no môžu sa stať nákladnými, keď sa proces rozšíri naprieč obchodnými jednotkami alebo keď sa zmení základná platforma. Praktický partner vyvažuje rýchlosť s dlhodobou udržiavateľnosťou. Správny návrh závisí od objemu transakcií, systémového prostredia, regulačných požiadaviek, interných možností a očakávanej životnosti riešenia.
Automatizácia, umelá inteligencia a ľudská zodpovednosť
Inteligentná automatizácia by mala zabezpečiť prácu so správnou kombináciou technológií a ľudí. Úlohy založené na pravidlách, ako sú overovania, smerovanie, zosúladenie a oznámenia, sú často dobrými kandidátmi na konvenčnú automatizáciu. Neštruktúrované dokumenty, e-maily a požiadavky založené na vedomostiach môžu profitovať z inteligencie dokumentov alebo generatívnej umelej inteligencie. Rozhodnutia týkajúce sa významného finančného, klinického, právneho alebo zákazníckeho vplyvu si vyžadujú definovaný ľudský dohľad.
Toto rozlíšenie je obzvlášť dôležité pri generatívnej umelej inteligencii. Môže urýchliť klasifikáciu dokumentov, tvorbu odpovedí, vyhľadávanie znalostí a triedenie výnimiek. Nemala by sa nasadzovať ako neriadený rozhodovací proces vo vysoko rizikových procesoch. Partneri by mali pred škálovaním pracovných postupov s podporou umelej inteligencie definovať schválené prípady použitia, prahové hodnoty spoľahlivosti, audítorské záznamy, eskalačné cesty a testovacie metódy.
Meranie a prevádzkové vlastníctvo
Transformácia nie je dokončená spustením. Podniková automatizácia si vyžaduje monitorovanie, správu výnimiek, kontrolu zmien, reportovanie výkonnosti a jasný model podpory. Bez týchto prvkov môžu malé zmeny v systéme ERP, šablóne dokumentu alebo obchodnom pravidle narušiť výrobné pracovné postupy.
Partner by mal pred implementáciou stanoviť východiskovú úroveň a po nasadení podať správu o výsledkoch. Medzi užitočné miery patrí čas cyklu, miera bezdotykového spracovania, miera výnimiek, presnosť prvého prechodu, náklady na transakciu, starnutie nevybavených objednávok a uvoľnená kapacita zamestnancov. Vybrané metriky by mali odrážať obchodný prípad, nielen technickú aktivitu. Vysoký počet automatizovaných transakcií má malú hodnotu, ak sa zvyšuje počet výnimiek alebo sa zhoršujú reakčné časy zákazníkov.
Otázky, ktoré si treba položiť pred výberom partnera
Predajná prezentácia by nemala byť primárnym testom. Požiadajte o dôkazy o tom, ako poskytovateľ funguje, keď proces prechádza cez funkcie, systémy a dátové domény. Obzvlášť výpovedné sú štyri otázky:
- Môže tím prepracovať proces a vytvoriť riešenie, alebo sa spolieha na samostatných poskytovateľov stratégie, údajov a dodávok?
- Ako posudzuje pripravenosť údajov a zložitosť integrácie predtým, ako sa zaviaže k očakávaným úsporám?
- Aké riadenie sa vzťahuje na umelú inteligenciu vrátane bezpečnosti, hodnotenia modelov, kontroly človekom a auditovateľnosti?
- Ako bude merať hodnotu, podporovať riešenie po spustení a prenášať kapacity na interné tímy?
Vyžiadajte si príklady porovnateľné s vaším prostredím. Úspešný pilotný projekt na úrovni oddelenia nie je dôkazom, že poskytovateľ dokáže riadiť rozsiahle, obchodne kritické pracovné postupy v rámci zdieľaných služieb, výrobných operácií alebo regulovaných funkcií. Hľadajte dôkazy o rozsahu, trvalom výkone a schopnosti zvládať výnimky, a nie len o šťastnej ceste.
Preskúmajte aj komerčné zosúladenie. Dodanie s pevným rozsahom môže byť vhodné pre dobre definovaný pracovný postup so stabilnými požiadavkami. Transformačný plán zahŕňajúci objavovanie procesov, nápravu údajov a niekoľko vĺn automatizácie môže vyžadovať flexibilnejší model. V oboch prípadoch by mali byť míľniky viazané na pozorovateľné výstupy a obchodné ukazovatele, nie na vágne sľuby inovácií.
Budujte vzťah okolo transformačného plánu
Najproduktívnejšie projekty začínajú skôr prioritným portfóliom než jedným izolovaným prípadom použitia. Toto portfólio by malo identifikovať rýchle úspechy, základnú prácu, závislosti, očakávanú hodnotu, riziko a postupnosť. Manuálny proces s veľkým objemom môže byť atraktívnym prvým kandidátom, ale iba ak sú pripravené potrebné údaje a systémy. V niektorých prípadoch prináša vyriešenie problému s kmeňovými údajmi alebo štandardizácia pravidiel príjmu väčšiu hodnotu ako okamžité vytvorenie bota.
Plán by mal potom prechádzať disciplinovanými fázami: posúdenie procesnej a dátovej krajiny, prepracovanie cieľových pracovných postupov, vytvorenie a testovanie riešenia, nasadenie s kontrolnými mechanizmami a meranie výsledkov v prevádzke. Každá fáza by mala mať menovaných vlastníkov z obchodného, IT, dátového, rizikového a prevádzkového tímu. Tým sa zabráni tomu, aby sa automatizácia stala IT projektom oddeleným od ľudí zodpovedných za každodenný výkon.
Spoločnosť Ective uplatňuje tento integrovaný prístup prepojením zlepšovania procesov, správy údajov, umelej inteligencie, automatizácie a prevádzkovej viditeľnosti v jednom modeli. Cieľom nie je len nasadiť viac technológií. Ide o vytvorenie organizovaných pracovných postupov, ktoré sa dokážu prispôsobiť zmenám objemov transakcií, predpisov, očakávaní zákazníkov a obchodných priorít.
Najlepší partnerský vzťah uľahčuje riadenie automatizácie šesť mesiacov po spustení, ako to bolo v prvý deň. Vyberte si tím, ktorý dokáže zlepšiť proces v rámci technológie, preukázať hodnotu v prevádzkových metrikách a zostať zodpovedný, keď príde ďalšia zmena.
